Rencontre planification du Lab Estival

Lab Estival

Anne, Alex, Vivianne

Dernière réunion : 16 avril 2015

Résultats du sondage

Compilation des fiches des répondants.

Date

3 au 5 juillet 2015

Choix du nom

Lab Estival

Agenda

Vendredi : Arrivée 17 h 00, souper 19 h 00
Samedi : 9 h 00 ouverture
Dimanche : feu

Planification

Ouvrir à plus large ?

Frais

Budget offert par RoCoCo
Avant l'événement, un chèque de $800 sera émis pour aider avec les achats, et la balance sera payée après l'événement, en fonction des résultats réels de l'événement.

Frais fixes :

• $150 -> Anne facilitation
• $150 +taxes -> Alex facilitation
• $200 -> fournitures et dépenses générales

Frais variables

• $25 par jour par personne pour logement
• $25 par jour par personne pour nourriture
• 1/2 prix pour enfants de 6 ans et moins.

Si 10 personnes pour 2 jours, budget $500 fixe + $1000
Si 20 personnes pour deux jours, budget $500 fixe + $2000
Jusqu'à un maximum de 25 personnes.

On dira que le premier Lab Estival a été financé par RoCoCo, et on mettra le budget en ligne, car ça fait partie des objectifs des summerlabs que le budget soit transparent.

Communication et marketing

Mentionner le sponsor.

On fera une belle page wiki pour l'organisation avec le budget, etc. Transparent et organisé à l'avance.

Pas loin

Spa de l'auberge du vieux foyer. 12,50$

La thématique

Les gens sont les bienvenus en tant que contributeurs et contributrices. Le lieu n'est pas immense. Il faut bien expliquer la thématique et souligner le fait que nos activités seront en lien avec la thématique : échanges en arts numériques.

Échanges en arts numériques, incluant : art expérimental in situ, nouveaux médias, interactivité, électronique, art robotique, art logiciel, projection vidéo sur des surfaces non-conventionnelles, art audio, art Web.

Il faudra aussi organiser des activités adéquates pour les enfants.

Idées d'activités

Une marche dans la forêt avec des ombres chinoises faites par des enfants.

Mélanger le folklore québécois avec les arts numériques.

• Performances, installations.
• Ateliers d'entraide en lien avec les contraintes du lieu et les performances qu'on aimerait faire. (ex. : vidéo mapping sur des éléments naturels, la création de sonorisation pour l'extérieur, etc.)
• Atelier de création en nouveaux médias in situ.
• Atelier de captation audio-vidéo in situ.
• Marche sonore.
• Gestion des fichiers médiatiques captés en nature.
• Atelier d'écriture pour les nouveaux médias.

Matériel recommandé

Costume de bain, serviette de plage et gougounes
Chaises pliantes.

Inscription

On pourrait avoir un tracker sur le site web. Alex va mettre un peu de temps pour investiguer ça d'ici lundi le 25 mai après-midi. Deuxième choix : Google form.

Chaque personne doit s'inscrire séparément. (sauf les 6 ans et moins)

Pas besoin d'être expert pour participer !

Premier inscrit, premier servi.

On pourrait continuer à discuter de tout ceci via le forum sur le site.

Liste des questions

Qui sera là quand?

• vendredi soir
• vendredi nuit
• samedi matin
• samedi après-midi
• samedi soir
• samedi nuit
• dimanche matin
• dimanche après-midi
• dimanche soir (si besoin)
• dimanche nuit (si besoin)

On enverra les gens remplir le questionnaire sur SurveyMonkey pour les autres questions.

Calendrier

• 25 mai : choix techno formulaire d’inscription / présence
• 26 mai : lancement appel inscription - mardi
• 9 juin : fin de l'inscription
• 10 juin : réunion
• 24 au 29 juin : installation week mercredi à lundi matin. Bienvenue aux gens qui désirent donner bénévolement un coup de main pour installer le lieu et pour de la mini construction.
• 3 au 5 juillet : Lab Estival